El artículo 40° de la Ley 27444, la ley peruana que regula el Procedimiento Administrativo General, establece una lista muy clara de documentación que la administración, por más que quiera, no te puede solicitar. Mejor dicho, no lo debe hacer. El título del artículo 40° de la Ley 27444 es bastante elocuente: “documentación prohibida de solicitar”. En tal sentido, las Administraciones Públicas peruanas están terminantemente prohibidas de solicitar documentos como aquellos que posea o deba poseer, o que ella misma haya generado, fotografías (salvo que sean requeridas en atención a la naturaleza del procedimiento: por ejemplo, pasaportes o DNIs), documentos por duplicado, entre otros. Sin embargo, al inicio del artículo, una palabra puede llevarnos a confusión: “procedimiento”. El texto literal de esta primera parte del artículo glosado es el que sigue:

” Para el inicio, prosecución o conclusión de un procedimiento, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la presentación de la siguiente información o la documentación que la contenga: (…)”

Es decir, esto aparentemente sería aplicable al “procedimiento administrativo” entendido como el iter que empieza desde la solicitud de un administrado hasta una decisión administrativa firme: aquel “conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados” (art. 29° Ley 27444), y que se distingue de la denominada “actividad material de la administración”. Frente a ello, surge una pregunta clave: ¿es válido afirmar que la lista de documentación prohibida de solicitar es aplicable igualmente a la actividad material de la Administración (o “Administración Interna”? ¿Qué pasa entonces con ese flujo de actuaciones que discurren al interior de una Administración? (flujo ya es mucho decir). Alguna interpretación “literalista” he leído por ahí, que de manera absurda y reduccionista limita la aplicabilidad de este importante precepto, circunscribiéndolo al procedimiento administrativo “propiamente dicho” (lo que yo llamo “el procedimiento de cara al administrado”) y no la extiende al procedimiento de organización interna (cuya agilización considero vital para una buena administración y la eficacia administrativa). Sobran las razones para decir que esta interpretación restringida es absurda: primero, por motivos de índole jurídica. La interpretación sistemática obliga a extender un nexo indisoluble de este artículo con el rico articulado de principios del que está dotada esta norma, con excelente tino por parte del legislador. Cuando apareció esta Ley (2001), yo era una recién egresada universitaria y, con el entusiasmo propio de esos días, escribí algo sobre esos principios, expresando opiniones que sin duda mantengo todavía. Y es que los principios articulan toda interpretación, cohesionan las normas, las hacen más lógicas, las dotan de un sustrato axiológico indispensable.

En concreto, el nexo que ha de construirse liga, indefectiblemente, el artículo 40° del que ya hablamos con el “Principio de Simplicidad” (artículo IV del Título Preliminar de la Ley 27444, que obliga a la eliminación de “toda complejidad innecesaria”. En su momento señalé que este principio es rector de la simplificación administrativa, y es contrario a él toda “burocracia irracional” (Revista “Derecho y Sociedad”, PUCP, 2001, revista N° 17, páginas 266 y 267). ¿Califica esta ilógica exigencia en un procedimiento de administración interna como “complejidad innecesaria”? Pedir, por ejemplo, copias de documentación que el mismo órgano ha emitido es sentir pasión irrefrenable por el absurdo: califica, totalmente, como una complejidad innecesaria, glorifica la ley del menor esfuerzo de buscar un archivo propio que por obligación se debe mantener (y todo contribuyente aporta al presupuesto asignado a construir y mantener ese archivo). Exigir la presentación de esa documentación “prohibida de solicitar” glorifica al sello físico como tótem, como fuente exclusiva de validez. Pero también: duplica esfuerzos, genera papel y más papel, ocupa un considerable espacio físico. Hasta daña el medio ambiente. Ralentiza el dinamismo que necesita una Administración para ser eficaz. Aquí, entonces, ya tenemos la segunda razón: prohibir solicitar documentación que ya obra en poder de la Administración es no sólo jurídica sino también éticamente correcto. Es una expresión legal de “buena administración”, que necesita un correlato pleno en la práctica. Sin embargo, las distintas Administraciones/Entidades del Estado son renuentes a aplicar este mandato legal. Se escudan en el “esto es así porque sí”, en la “costumbre contra legem” (la tradición que se rebela contra la normativa que busca una modernización), que supone el “siempre se ha hecho así, lo siento”. Es increíble como este “lo siento” traspasa fromteras: he escuchado el lacerante “désolé (e)” en Bélgica, el “lo siento” español, el “siempre se ha hecho así, señorita/doctora” de Perú. Pueden cambiar las palabras, pero los muros de papel son iguales en todos sitios. Y no sólo en un procedimiento típico (a los que alude el artículo 29° arriba citado): también en ese caos llamado administración interna. En el Perú ya tenemos una vía legal para lograr el objetivo que muchas voces reclaman (destaco, de entre ellas, el reciente artículo en Gestión de Óscar Montezuma). ¿Qué hace falta para hacer uso de esta norma?.

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